ယခုႏွစ္သစ္ျဖစ္တဲ့ 2020 မွာ ေလ့လာသူအားလုံးအတြက္ အသုံးဝင္မဲ့ e-mail ေလးေတြ ေရးသားႏုိင္ရန္ ေဖာ္ျပေပးလုိပါတယ္။ စာဖတ္သူအခ်ဳိ႕က ခက္ခဲတဲ့ paragraph ေလးေတြ essay ေလးေတြကုိ ခဏထားလုိက္ပါဦး ။ သူတုိ႔လက္ေတြ႔လုပ္ငန္းခြင္မွာ ဒုကၡေရာက္ေနလုိ႔ e-mail ေလးေတြ ေရးနည္း ဖတ္နည္းေလးေတြညႊန္ျပပါဦး လုိ႔ ေတာင္းဆုိလာပါတယ္။ ဒါ့ေၾကာင့္ ဒီလမွာေတာ့ e-mail ေလးေတြ အေၾကာင္း ေဖာ္ျပေပးလုိက္ပါတယ္။ ဦးစြာ ပထမ e-mail etiquette လုိ႔ေခၚတဲ့e-mail ေရးသူတုိင္း လုိက္ နာသင့္တဲ့ စည္းမ်ဥ္းစည္းကမ္းေလးေတြကို အရင္ၾကည့္ၾကရေအာင္။ အခ်က္ သုံးခ်က္ဟာ အထူးအေရးၾကီးပါတယ္။
(၁) Be professional at all times
(၂) Check and double-check before hitting send
(၃) Be prompt in replying
ပထမဦးဆုံးအခ်က္က အေရးအၾကီးဆုံးပါ။ မလုိက္နာသူမ်ား အလုပ္ျပဳတ္သြားတာမ်ဳိး၊ အတုိင္ခံရတာမ်ဳိး ႀကဳံရပါလိမ့္မယ္။ e-mail ဆုိတာ delete လုပ္ရုံနဲ႔ေပ်ာက္မ သြားပါဘူးဆုိတာ သတိရေနပါ။ မေျပာသင့္တဲ့စကားကုိ ေျပာမိရင္ မေျပာပါဘူးလုိ႔ ေျပာင္လိမ္လုိ႔ ရဦးမယ္။ မေရးသင့္တဲ့ e-mail ကုိေရးမိရင္ ကၽြန္ေတာ္မေရးပါဘူးလုိ႔ ေျပာ၍ မရပါ။ သက္ေသရွိေနျပီကုိး။ ဥပမာျပရရင္ စာေရးသူရဲ႕ လုပ္ေဖာ္ကုိင္ဖက္ တစ္ေယာက္ လုပ္ငန္းခြင္မွာ တဖက္သားကုိ မေက်နပ္စရာေတြျဖစ္လာေတာ့ အျပန္အလွန္ e-mail ေရးၾကရာမွာ WTF လုိ႔ ထည့္ေရးမိတယ္။ ဒီ WTF ေလးေၾကာင့္ အၾကီးအက်ယ္ ဒုကၡေရာက္ျပီး အလုပ္ကျပဳတ္လုနီးပါး ျဖစ္သြားရရွာတယ္။ what the f—? ဆုိတဲ့ စကားမ်ဳိး ကုိ Profanity လုိ႔ေခၚတယ္ေလ။ e-mail မွာ ဒီလုိ Profanity လုိ႔ေခၚတဲ့ ဆဲေရးတုိင္းထြာတာမ်ဳိး မေရးသင့္ဘူးေပါ့။
ဒါ့ေၾကာင့္ Be professional at all times လုိ႔ေျပာရတာပါ။ ဒုတိယ အခ်က္ေလးကလည္း ေမ့ထားလုိ႔မရပါ။ Send ဆုိတဲ့ button ေလးကုိ မထိခင္မွာ e-mail ကုိေသ ခ်ာျပန္ဖတ္ၾကည့္ပါ။ အထက္ကေျပာခဲ့သလုိ profanity မ်ားပါေနသလား၊ပုိ႔သင့္တဲ့လူဆီကုိပုိ႔တာမွဟုတ္ရဲ႕လား စသျဖင့္ ျပန္လည္စစ္ေဆးဖုိ႔လုိပါတယ္။တခါတေလ individual တစ္ေယာက္တည္းဆီ ပုိ႔ေပမယ္႔ e-mail မွာ လြဲမွားျပီး all users ကို ပုိ႔မိေတာ့ ဒုကၡလွလွ ၾကဳံရတတ္ပါတယ္။ ေက်ာင္းအုပ္ဆရာၾကီးတစ္ေယာက္ သူ႕ရဲ႕အထက္က superint endent ကုိ ေက်ာင္းဆရာမတစ္ေယာက္ရဲ႕သင္ျပမႈ ည့ံဖ်င္းတဲ့အေၾကာင္း ေရးထားတဲ့ e-mail ပုိ႔လုိက္ပါတယ္။ ကံဆုိးခ်င္ေတာ့ all-users ဆီကုိ ပုိ႔မိျပီး တေက်ာင္းလုံးရွိ ဆရာ ဆရာမမ်ားထံ ေရာက္သြားပါတယ္။ သင္ျပမႈ ည့ံဖ်င္းတဲ့ ဆရာမေတာ့ ဘာျဖစ္လဲမသိပါ။ ေက်ာင္းအုပ္ႀကီးကေတာ principal ဘဝကေန demote အလုပ္ခံရျပီး သာမန္ ဆရာ ေလးဘဝ ျပန္ေရာက္သြားခဲ့ပါတယ္။ ေနာက္ဆုံးအခ်က္ကေတာ့ promptly သုိ႔မဟုတ္ အခ်ိန္မဆြဲဘဲ e-mail ကုိ reply လုပ္ဖုိ႔ပါပဲ။လုပ္ငန္းခြင္မွာ မည္သူမဆုိ e-mail အမ်ားၾကီး ရပါလိမ့္မယ္။ တေန႔လာတဲ့ e-mail ကုိ ခ်က္ျခင္း reply မလုပ္ႏုိင္ရင္ e-mail ေတြပိျပီး ဒုကၡေရာက္ပါလိမ့္မယ္။ ဒါ့ေၾကာင့္ တတ္ႏုိင္သေလာက္ e-mail ေတြအားလုံးကုိ ဖတ္ရႈျပီး ျပန္သင့္တဲ့ e-mail ကုိ အခ်ိန္မီမီ reply ျပန္ေပးဖုိ႔ သိပ္ကုိအေရးၾကီးပါတယ္။ အထူးသျဖင့္ deadline ေပးထားတဲ့ e-mail မ်ဳိးကုိ ေနာက္က်မွျပန္မိရင္ အလုပ္အကုိင္ထိခုိက္သြား ႏုိင္ပါတယ္။ ကဲစည္းမ်ဥ္းစည္းကမ္းေလးေတြ သိနားလည္ျပီဆုိေတာ့ e-mail စတင္ေရးၾကပါစုိ႔။မည္သူမဆုိ Dear ေလးတပ္ျပီး စသင့္ပါတယ္။ရင္းႏွီးရင္ေတာ့ Dear နဲ႔ နာမည္ကုိ တြဲေပးထားေပါ့ ။ ဥပမာ-
Dear John, Dear Sammy, Dear Nancy
မရင္းႏွီးသူဆုိရင္ေတာ့ DearSir /Dear Madam စသျဖင့္ သုံးစြဲႏုိင္ပါတယ္။ ဒီလုိစျပီးတဲ့အခါမွာ လုိရင္းကိစၥကုိမေျပာခင္ အာလာပသလႅာပ စကားေလးေတြ ထည့္ေပးရပါတယ္။
ဥပမာ-
-Hope things are going well for you this semester/quarter.
-How are things? Well, I hope.
ဒီလုိအစခ်ီျပီးမွ မိမိေျပာလုိတဲ့ ကိစၥကုိ တုိတုိရွင္းရွင္း ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်း ေရးသားေျပာဆုိရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ခက္ခက္ခဲခဲ ရႈပ္ရႈပ္ေထြးေထြး မေရးသင့္ပါ။
ဥပမာ-
-I am writing to let you know of an opportunity for a discounted price on your latest order.
-I am pleased to inform you that we have the product you had inquired about and that we are ready to ship it at your request.
e-mail ရဲ႕ အဆုံးမွာေတာ့ Thanking you in anticipation, Wishing you all the best, စသျဖင့္ အဆုံးသတ္ေလ့ရွိပါတယ္။ e-mail အမ်ဳိးမ်ဳိးရွိတဲ့အနက္ တစ္ဖက္ သားမၾကားလုိတဲ့ သတင္းမ်ဳိးကုိ ေပးရတာမ်ဳိးမွာ အထူးသတိထားဖုိ႔ လုိပါတယ္။ ေဖာ္ျပပါ e-mail မ်ဳိးကုိ မေရးမိဖုိ႔ သတိျပဳမိပါေစေနာ္။
ဥပမာ-
I want to tell you that you have dismissed from work. Don’t show up for work tomorrow.
ဒီလုိ e-mail မ်ဳိးအစား ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်း
I’m sorry to inform you that we have been forced to let you go. We wish you all the best in your future endeavours.
It will not be necessary for you to return to work tomorrow.
လုိ႔ေရးမွ တဖက္သား နားခံသာမွာျဖစ္ပါတယ္။ ဒီေနရာမွာ Tactful ဆုိတဲ့ အဂၤလိပ္ expression ေလးကုိ သတိရမိပါတယ္။ tactful ျဖစ္တယ္ဆုိတာကေတာ့ လုိရင္းကုိ တုိတုိ ရွင္းရွင္း သုိ႔ေသာ္ တဖက္သား ခံသာမယ္႔ စကားလုံးေလးမ်ားသုံးျပီး ေျပာဆုိေရးသားတာကုိ ဆုိလုိပါတယ္။ ဒုိ႔ ျမန္မာလူမ်ဳိးအမ်ားစုက ယဥ္ေက်းသိပ္ေမြ႕ျပီးသားဆုိေတာ့ tactful ျဖစ္ဖုိ႔ အထူးႀကဳိးပမ္းစရာမလုိပါ။ Just be yourself လုိ႔သာ ေျပာရင္း နိဂုံးခ်ဳပ္ပါရေစ။

kai

About kai

Kai has written 1003 post in this Website..

Editor - The Myanmar Gazette || First Amendment – Religion and Expression - Congress shall make no law respecting an establishment of religion, or prohibiting the free exercise thereof; or abridging the freedom of speech, or of the press; or the right of the people peaceably to assemble, and to petition the Government for a redress of grievances.

   Send article as PDF