ယခုနှစ်သစ်ဖြစ်တဲ့ 2020 မှာ လေ့လာသူအားလုံးအတွက် အသုံးဝင်မဲ့ e-mail လေးတွေ ရေးသားနိုင်ရန် ဖော်ပြပေးလိုပါတယ်။ စာဖတ်သူအချို့က ခက်ခဲတဲ့ paragraph လေးတွေ essay လေးတွေကို ခဏထားလိုက်ပါဦး ။ သူတို့လက်တွေ့လုပ်ငန်းခွင်မှာ ဒုက္ခရောက်နေလို့ e-mail လေးတွေ ရေးနည်း ဖတ်နည်းလေးတွေညွှန်ပြပါဦး လို့ တောင်းဆိုလာပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် ဒီလမှာတော့ e-mail လေးတွေ အကြောင်း ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။ ဦးစွာ ပထမ e-mail etiquette လို့ခေါ်တဲ့e-mail ရေးသူတိုင်း လိုက် နာသင့်တဲ့ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းလေးတွေကို အရင်ကြည့်ကြရအောင်။ အချက် သုံးချက်ဟာ အထူးအရေးကြီးပါတယ်။
(၁) Be professional at all times
(၂) Check and double-check before hitting send
(၃) Be prompt in replying
ပထမဦးဆုံးအချက်က အရေးအကြီးဆုံးပါ။ မလိုက်နာသူများ အလုပ်ပြုတ်သွားတာမျိုး၊ အတိုင်ခံရတာမျိုး ကြုံရပါလိမ့်မယ်။ e-mail ဆိုတာ delete လုပ်ရုံနဲ့ပျောက်မ သွားပါဘူးဆိုတာ သတိရနေပါ။ မပြောသင့်တဲ့စကားကို ပြောမိရင် မပြောပါဘူးလို့ ပြောင်လိမ်လို့ ရဦးမယ်။ မရေးသင့်တဲ့ e-mail ကိုရေးမိရင် ကျွန်တော်မရေးပါဘူးလို့ ပြော၍ မရပါ။ သက်သေရှိနေပြီကိုး။ ဥပမာပြရရင် စာရေးသူရဲ့ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက် တစ်ယောက် လုပ်ငန်းခွင်မှာ တဖက်သားကို မကျေနပ်စရာတွေဖြစ်လာတော့ အပြန်အလှန် e-mail ရေးကြရာမှာ WTF လို့ ထည့်ရေးမိတယ်။ ဒီ WTF လေးကြောင့် အကြီးအကျယ် ဒုက္ခရောက်ပြီး အလုပ်ကပြုတ်လုနီးပါး ဖြစ်သွားရရှာတယ်။ what the f—? ဆိုတဲ့ စကားမျိုး ကို Profanity လို့ခေါ်တယ်လေ။ e-mail မှာ ဒီလို Profanity လို့ခေါ်တဲ့ ဆဲရေးတိုင်းထွာတာမျိုး မရေးသင့်ဘူးပေါ့။
ဒါ့ကြောင့် Be professional at all times လို့ပြောရတာပါ။ ဒုတိယ အချက်လေးကလည်း မေ့ထားလို့မရပါ။ Send ဆိုတဲ့ button လေးကို မထိခင်မှာ e-mail ကိုသေ ချာပြန်ဖတ်ကြည့်ပါ။ အထက်ကပြောခဲ့သလို profanity များပါနေသလား၊ပို့သင့်တဲ့လူဆီကိုပို့တာမှဟုတ်ရဲ့လား စသဖြင့် ပြန်လည်စစ်ဆေးဖို့လိုပါတယ်။တခါတလေ individual တစ်ယောက်တည်းဆီ ပို့ပေမယ့် e-mail မှာ လွဲမှားပြီး all users ကို ပို့မိတော့ ဒုက္ခလှလှ ကြုံရတတ်ပါတယ်။ ကျောင်းအုပ်ဆရာကြီးတစ်ယောက် သူ့ရဲ့အထက်က superint endent ကို ကျောင်းဆရာမတစ်ယောက်ရဲ့သင်ပြမှု ညံ့ဖျင်းတဲ့အကြောင်း ရေးထားတဲ့ e-mail ပို့လိုက်ပါတယ်။ ကံဆိုးချင်တော့ all-users ဆီကို ပို့မိပြီး တကျောင်းလုံးရှိ ဆရာ ဆရာမများထံ ရောက်သွားပါတယ်။ သင်ပြမှု ညံ့ဖျင်းတဲ့ ဆရာမတော့ ဘာဖြစ်လဲမသိပါ။ ကျောင်းအုပ်ကြီးကတော principal ဘဝကနေ demote အလုပ်ခံရပြီး သာမန် ဆရာ လေးဘဝ ပြန်ရောက်သွားခဲ့ပါတယ်။ နောက်ဆုံးအချက်ကတော့ promptly သို့မဟုတ် အချိန်မဆွဲဘဲ e-mail ကို reply လုပ်ဖို့ပါပဲ။လုပ်ငန်းခွင်မှာ မည်သူမဆို e-mail အများကြီး ရပါလိမ့်မယ်။ တနေ့လာတဲ့ e-mail ကို ချက်ခြင်း reply မလုပ်နိုင်ရင် e-mail တွေပိပြီး ဒုက္ခရောက်ပါလိမ့်မယ်။ ဒါ့ကြောင့် တတ်နိုင်သလောက် e-mail တွေအားလုံးကို ဖတ်ရှုပြီး ပြန်သင့်တဲ့ e-mail ကို အချိန်မီမီ reply ပြန်ပေးဖို့ သိပ်ကိုအရေးကြီးပါတယ်။ အထူးသဖြင့် deadline ပေးထားတဲ့ e-mail မျိုးကို နောက်ကျမှပြန်မိရင် အလုပ်အကိုင်ထိခိုက်သွား နိုင်ပါတယ်။ ကဲစည်းမျဉ်းစည်းကမ်းလေးတွေ သိနားလည်ပြီဆိုတော့ e-mail စတင်ရေးကြပါစို့။မည်သူမဆို Dear လေးတပ်ပြီး စသင့်ပါတယ်။ရင်းနှီးရင်တော့ Dear နဲ့ နာမည်ကို တွဲပေးထားပေါ့ ။ ဥပမာ-
Dear John, Dear Sammy, Dear Nancy
မရင်းနှီးသူဆိုရင်တော့ DearSir /Dear Madam စသဖြင့် သုံးစွဲနိုင်ပါတယ်။ ဒီလိုစပြီးတဲ့အခါမှာ လိုရင်းကိစ္စကိုမပြောခင် အာလာပသလ္လာပ စကားလေးတွေ ထည့်ပေးရပါတယ်။
ဥပမာ-
-Hope things are going well for you this semester/quarter.
-How are things? Well, I hope.
ဒီလိုအစချီပြီးမှ မိမိပြောလိုတဲ့ ကိစ္စကို တိုတိုရှင်းရှင်း ယဉ်ယဉ်ကျေးကျေး ရေးသားပြောဆိုရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ခက်ခက်ခဲခဲ ရှုပ်ရှုပ်ထွေးထွေး မရေးသင့်ပါ။
ဥပမာ-
-I am writing to let you know of an opportunity for a discounted price on your latest order.
-I am pleased to inform you that we have the product you had inquired about and that we are ready to ship it at your request.
e-mail ရဲ့ အဆုံးမှာတော့ Thanking you in anticipation, Wishing you all the best, စသဖြင့် အဆုံးသတ်လေ့ရှိပါတယ်။ e-mail အမျိုးမျိုးရှိတဲ့အနက် တစ်ဖက် သားမကြားလိုတဲ့ သတင်းမျိုးကို ပေးရတာမျိုးမှာ အထူးသတိထားဖို့ လိုပါတယ်။ ဖော်ပြပါ e-mail မျိုးကို မရေးမိဖို့ သတိပြုမိပါစေနော်။
ဥပမာ-
I want to tell you that you have dismissed from work. Don’t show up for work tomorrow.
ဒီလို e-mail မျိုးအစား ယဉ်ယဉ်ကျေးကျေး
I’m sorry to inform you that we have been forced to let you go. We wish you all the best in your future endeavours.
It will not be necessary for you to return to work tomorrow.
လို့ရေးမှ တဖက်သား နားခံသာမှာဖြစ်ပါတယ်။ ဒီနေရာမှာ Tactful ဆိုတဲ့ အင်္ဂလိပ် expression လေးကို သတိရမိပါတယ်။ tactful ဖြစ်တယ်ဆိုတာကတော့ လိုရင်းကို တိုတို ရှင်းရှင်း သို့သော် တဖက်သား ခံသာမယ့် စကားလုံးလေးများသုံးပြီး ပြောဆိုရေးသားတာကို ဆိုလိုပါတယ်။ ဒို့ မြန်မာလူမျိုးအများစုက ယဉ်ကျေးသိပ်မွေ့ပြီးသားဆိုတော့ tactful ဖြစ်ဖို့ အထူးကြိုးပမ်းစရာမလိုပါ။ Just be yourself လို့သာ ပြောရင်း နိဂုံးချုပ်ပါရစေ။

About kai

Kai has written 1053 post in this Website..

Editor - The Myanmar Gazette || First Amendment – Religion and Expression - Congress shall make no law respecting an establishment of religion, or prohibiting the free exercise thereof; or abridging the freedom of speech, or of the press; or the right of the people peaceably to assemble, and to petition the Government for a redress of grievances.